Privacybeleid

De nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de afgelopen tijd is een hot item geweest en ongetwijfeld is ook jouw mailbox overspoeld met informatie over deze nieuwe Europese wetgeving over persoonsbescherming. Ook wij verzamelen gegevens en moeten iedereen informeren hoe wij ermee omgaan. Het is mogelijk dat wij ook overeenkomsten afsluiten maar die sturen wij individueel toe.

De gegevens die wij verzamelen zijn bestemd voor het uitoefenen van onze werkzaamheden binnen het accountantskantoor. Wij verzamelen alleen gegevens die van belang zijn voor het doen van onze werkzaamheden. Wij houden ons bezig met het verwerken van administraties, het maken van financiële overzichten, belastingaangiften, accountantswerkzaamheden. Tevens geven wij, op basis van onze financiële expertise, advies over voorgenoemde zaken. De gegevens die wij voor deze werkzaamheden verzamelen en bewerken hebben wij nodig om onze dienstverlening zorgvuldig uit te voeren. Daarnaast informeren wij in onze tweemaandelijkse nieuwsbrief over zaken die direct op onze werkgebieden betrekking hebben. Wij nemen op basis van geautomatiseerde verwerking geen besluiten over zaken die gevolgen kunnen hebben voor personen

De gegevens die wij verzamelen slaan wij op in een papieren dossier. Van dit jaardossier hebben wij het laatst uitgewerkte jaar op de werkvloer staan. Deze dossiers zijn alleen door medewerkers te raadplegen. Daarna worden ze gearchiveerd is een afgesloten ruimte. De geautomatiseerde gegevens staan op de server die alleen voor de medewerkers toegankelijk is. Wij hebben geen verbinding die van buitenaf benaderbaar is. We maken dagelijks een back-up van onze bestanden en deze wordt buiten het kantoor opgeslagen. Ook maken wij gebruik van Cloud programma’s die door middel van extra beveiliging door ons benaderbaar zijn. De kantoren met werkplekken die wij gebruiken worden afgesloten, zodra er geen medewerkers aanwezig zijn.

Wij bewaren de gegevens niet langer dan strikt nodig zijn om de doelen te realiseren waarvoor wij de gegevens verzamelen. Wel moeten wij aan de fiscale bewaartermijn van zeven jaar voldoen en de bewaareis van tien jaar als het onroerende zaak transacties aangaat. Om deze reden wordt heel ons archief na tien jaar vernietigd. Voor ons papierenarchief wordt gebruik gemaakt van een archief vernietigingsbedrijf. De bestanden uit onze geautomatiseerde omgeving worden na tien jaar verwijderd. Papieren administraties die voor verwerking aan ons door onze klanten zijn gegeven en niet binnen zeven jaar worden opgehaald zullen wij laten vernietigen.

Wij delen geen gegevens met derden, wel kunnen wij in onderling overleg hiervan afwijken om het administratieve proces te vergemakkelijken. Vooraf zullen wij afspraken maken welke gegevens gedeeld worden, aan wie en op welke wijze.

Vanzelfsprekend heeft u altijd recht om uw persoonsbestanden in te zien. Daarnaast heeft u het recht om uw toestemming voor gegevensverwerking in te trekken, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens of uw gegevens over te dragen aan derden. Om aan deze verzoeken gehoor te geven, kunt u dit schriftelijk aanvragen, voorzien van een kopie van uw identiteitsbewijs. Hierbij kan de pasfoto, paspoortnummer, burgerservicenummer en de strook met nummers onderaan het paspoort zwart gemaakt worden. Wij reageren op uw verzoek zo snel mogelijk, maximaal binnen 3 weken, om een afspraak te maken.

Ter bescherming van uw gegevens nemen wij passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegd toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via erik@erikbardelmeijer.nl. De functionaris van de gegevensbescherming is de heer H.R. Bardelmeijer, zie bovenstaand e-mail en telefoonnummer 0575-574953. Wij wijzen je er tevens op dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.